Comment se structure un organisme de formation ?
Les organismes de formation jouent un rôle essentiel dans le développement des compétences, que ce soit pour les professionnels ou les particuliers. Leur organisation repose sur plusieurs pôles stratégiques qui assurent la bonne gestion des formations, la relation avec les clients et la pédagogie. Voici les principaux pôles qui structurent un organisme de formation.
Pôle Commercial : Vente des formations en BtoB et/ou BtoC
Le pôle commercial est en charge du développement du portefeuille clients et de la commercialisation des formations. Il intervient aussi bien en BtoB (entreprises, institutions) qu’en BtoC (particuliers, demandeurs d’emploi).
- Développement du portefeuille clients (entreprises, particuliers, institutions).
- Négociation et contractualisation des formations.
- Fidélisation des clients et suivi des besoins en formation.
- Réponse aux appels d’offres et aux marchés publics (si formations éligibles).
- Suivi des performances commerciales (indicateurs de vente, taux de conversion).
Pôle Marketing : Communication et acquisition clients
Le pôle marketing a pour mission d’attirer et de convertir de nouveaux clients grâce à des stratégies digitales et de contenu.
- Stratégie digitale : site web, référencement, réseaux sociaux, publicité en ligne.
- Création de contenus : articles, vidéos, webinaires, livres blancs.
- Gestion des campagnes emailing et automation marketing.
- Développement de la notoriété et image de marque.
- Analyse des données marketing et ajustement des stratégies.
Pôle Relation Client : Suivi après-vente et satisfaction clients
Ce pôle veille à la satisfaction des apprenants et des entreprises pour garantir un accompagnement efficace.
- Gestion des retours et évaluations post-formation.
- Suivi des apprenants et des entreprises après la formation.
- Mise en place d’enquêtes de satisfaction et amélioration continue.
- Support et assistance aux apprenants (questions, accès aux ressources).
- Fidélisation et upselling (proposer des formations complémentaires).
Pôle Pédagogique : Coordination et conception des formations
Le pôle pédagogique assure la qualité et la pertinence des formations dispensées.
- Coordination pédagogique : gestion des plannings de formation, suivi des apprenants, évaluation des formations.
- Création pédagogique : élaboration des programmes, digitalisation des contenus (e-learning, blended learning).
- Formateurs internes et externes : animation des sessions de formation, mise à jour des supports pédagogiques, suivi des évolutions des compétences.
Pôle Administratif et Qualité : Gestion financière et conformité réglementaire
Ce pôle veille à la bonne gestion financière et au respect des exigences réglementaires.
- Gestion des financements : relation avec les OPCO, CPF, Pôle Emploi, financement des entreprises.
- Facturation et suivi : établissement des devis, facturation, suivi des paiements, recouvrement.
- Qualité et conformité : suivi des indicateurs de performance, respect des certifications (Qualiopi, RNCP…), audits internes.
Direction : Gestion stratégique et partenariats
La direction définit la vision et pilote le développement de l’organisme de formation.
- Définition de la vision et des objectifs stratégiques.
- Pilotage de la rentabilité et des investissements.
- Développement des relations avec les partenaires (écoles, entreprises, financeurs).
- Innovation et veille sur les évolutions du marché de la formation.
Services Additionnels : Service Informatique
Avec la digitalisation des formations, un pôle informatique est souvent indispensable pour assurer la gestion technique.
- Gestion et maintenance des infrastructures IT (serveurs, réseaux, postes de travail).
- Sécurisation des données et respect des réglementations RGPD.
- Développement et gestion des plateformes LMS (Learning Management System).
- Support technique aux formateurs et apprenants (accès aux cours en ligne, assistance).
- Développement d’outils numériques pour l’amélioration de l’expérience utilisateur.
Conclusion
Un organisme de formation repose sur une structure organisée où chaque pôle joue un rôle essentiel dans son fonctionnement et sa pérennité. De la stratégie commerciale à la gestion pédagogique, en passant par la conformité réglementaire et les innovations technologiques, tous ces éléments concourent à la qualité et à l’efficacité des formations proposées. Chez Hirro, nous accompagnons les organismes de formation dans leur structuration et le recrutement des talents qui en assurent le bon fonctionnement.